Contado de valores

A la hora de contar valores en Excel disponemos de distintas funciones que nos van a devolver el resultado esperado. Algunas de ellas van a ser intercambiables o van a devolver el mismo resultado en determinadas circunstancias. Pero todas ellas tienen su característica particular que las diferencia de las demás. Tomemos este conjunto de datos. Es una tabla llamada tblVentas.

Función CONTAR

Si deseamos contar los países que han tenido ventas podemos utilizar la función CONTAR sobre la columna Ventas para obtener el resultado:

Si deseamos contar los países de la lista no podemos utilizar la función CONTAR puesto que esa función sólo va a contar las celdas que contienen números. Para contar los países necesitamos otra función.

Función CONTARA

La función CONTARA es la que nos permite contar celdas no vacías. Así podremos seleccionar cualquier rango de celdas y, independientemente del tipo de dato que contengan, obtener la cuenta.

Ahora deseamos contar pero aplicando un filtro por la cantidad de ventas. Imaginemos que queremos saber cuantos países han vendido más de 5.000 unidades.

Función CONTAR.SI

Dado que sólo vamos a aplicar un criterio de contado, podemos utilizar la función CONTAR.SI. Esa función nos va a pedir un rango de cuenta y que condición deben cumplir.

Observamos que el criterio va entre comillas puesto que no se trata de una igualdad numérica.

Si queremos contar los países que empiezan por la letra A utilizaremos la misma función pero con un carácter comodín (*).

Observamos que la función CONTAR.SI no utiliza el concepto «contar números» (CONTAR) o «contar no vacíos» (CONTARA). La CONTAR.SI cuenta todo lo que cumpla condición.

Un poco más complicado: contar los países que empiezan con A y dónde se han vendido más de 5.000 unidades. Ahora ya no podemos utilizar la CONTAR.SI puesto que necesitamos más de un criterio (nota: creo que antes se utilizaban más de un CONTAR.SI y se convertían en una función matricial… demasiado complicado y, además, ¡he olvidado cómo se hacía!).

Función CONTAR.SI.CONJUNTO

Esta función nos va a permitir indicar parejas de rango-criterio que se aplicarán a nuestro conjunto de datos para devolver sólo la cuenta de los que cumplan todos los criterios.

Veamos ahora como contar los registros que se han filtrado de la tabla.

Función SUBTOTALES

La función subtotales es capaz de aplicar una operación de resumen a un conjunto de datos. La operación sólo se realizará sobre los registros visibles, es decir, aquellos que han sido filtrados.

El primer argumento de la función subtotales es un valor entre 1 y 11 o entre 101 y 111 que realiza distintas operaciones. Observamos que distingue entre la función CONTAR y la CONTARA.

Para más información sobre el funcionamiento de subtotales puedes ver esta entrada

Tip sobre escritura de criterios en las funciones .SI y .SI.CONJUNTO

En los criterios encontramos distintos tipos de datos:

• Igualdad numérica
• Igualdad alfanumérica
• Desigualdad numérica

Una igualdad alfanumérica o una desigualdad numérica exigen delimitar el dato mediante comillas; sólo el primer tipo admite colocar el valor sin delimitar. Si no queremos estar recordando cuando se ponen comillas y cuando no, las ponemos siempre y funciona exactamente igual

¿Alguna otra forma de contar registros? Déjala en los comentarios.