Empezamos el blog con un artículo dedicado a la utilización de nombres en Excel.
Para empezar, ¿para que sirve un nombre? Pues para identificar una celda, un rango, una tabla o cualquier otro objeto.
¿Qué ventajas tiene?
Pues que ya no hace falta que recordemos dónde están los datos, bastará con que recuerde el nombre de forma que pueda ser utilizado/referenciado desde cualquier otro sitio.
¿Desde dónde se definen los nombres?
Excel nos ofrece varias formas de definir un nombre desde la más académica (administrador de nombres) hasta la más práctica (cuadro de nombres).
Lo habitual es rellenar las celdas y, posteriormente, asignarles un nombre a ese rango. Esa secuencia de acciones no es obligatoria pero si sumamente práctica.
Restricciones de nombres
Los nombres en un libro Excel tienen determinadas condiciones que hay que cumplir:
- Empezar por una letra o un _
- No pueden contener espacios o caracteres extraños
- No pueden tener más de 255 caracteres
- No pueden estar en conflicto con otros nombres existentes
Convenciones de los nombres
Sin ser normas de obligado cumplimiento, existen unas convenciones (llamadas habitualmente «notación húngara») que nos permitirán localizar y utilizar los nombres de una forma más cómoda.
Para ello se aplica un par de simples reglas:
- Tres letras en minúscula que identifican el objeto o variable que se utiliza. Habitualmente una contracción del objeto o tipo de variable: rng para rango, txt para texto, int para Integer, etc.
- A continuación el nombre descriptivo jugando con mayúsculas y minúsculas: DiasSemana
Creación de un nombre
Empezamos rellenando las celdas:
Procedemos a asignar un nombre a ese conjunto de celdas B2:B8. Seleccionamos el rango completo y accedemos al administrador de nombres que encontramos en la pestaña de Formulas, dentro del bloque de nombres definidos.
Vemos que existen otras opciones además del Administrador de nombres: Asignar nombre (desplegable), Utilizar en la fórmula (desplegable, inicialmente deshabilitado) y Crear desde la selección.
El Administrador de nombres es la pantalla desde dónde es posible realizar todas las acciones relativas a los nombres.
Encontramos distintos botones (Nuevo, Modificar, Eliminar) así como la capacidad de filtrar los nombres existentes por varios criterios.
En la lista de nombres aparece toda la información relativa al nombre seleccionado.
Al hacer clic en Nuevo aparecemos en una pantalla (la misma que si hubiéramos escogido Asignar nombre) dónde aparece por defecto el valor de la primera celda del rango. Ese valor lo podemos cambiar (en el ejemplo, y siguiendo las convenciones explicadas anteriormente, se cambia a rngDiasSemana) así cómo indicar el ámbito desde el que será visible el nombre (por defecto es Libro pero podemos limitar a la hoja), un comentario sobre el nombre y el rango de celdas al que se refiere.
La opción de modificar abre la misma pantalla que un nuevo nombre para poder modificar las características de uno existente. La única diferencia es que no permite cambiar el ámbito.
La opción de eliminar permite, previa confirmación, eliminar un nombre del libro.
Importante: la eliminación de un nombre implica que todas aquellas utilizaciones que se hubieran hecho, quedan huérfanas y, por lo tanto, habrá que editar todas aquellas referencias al nombre para cambiarlas al nuevo nombre o a las direcciones del rango.
El botón de filtro permite quedarnos únicamente con los nombres de la lista que cumplen una determinada condición.
Me da pereza acceder a esa pantalla, ¿alguna forma de hacerlo más deprisa?
Pues si: seleccionar el rango (1), acceder al cuadro de nombres (2), escribir el nombre que se desee y, si al dar intro no se ha quejado ni se ha movido, el nombre es aceptable y está asignado.
Ahora que tenemos el nombre definido lo podemos utilizar desde cualquier parte del libro.
¿Qué más necesito saber sobre los nombres?
Pues que es uno de los lugares dónde se puede originar el problema de «actualizar vínculos».
A veces nos encontramos libros que piden actualizar vínculos y, después de 20.000 vueltas al libro, no se encuentra ninguna celda que referencie al libro vinculado. Pues bien, a veces resulta que quedan nombres definidos que hacen referencia a celdas o rangos que, alguien, definió apuntando a otros libros.
Esos nombres acostumbran a aparecer con valores en «Se refiere a» erróneos (#REF!). Eliminando esos nombres se acostumbra a corregir el error.
Otra cosa interesante es la asignación de nombres.
Imaginemos que hemos creado una lista con los nombres de los días de la semana en el rango B2:B8. En otras celdas utilizamos esas direcciones para hacer cálculos o referencias.
En las celdas D1 y F1 se muestran las fórmulas de las celdas inmediatamente inferiores.
Con posterioridad a la creación de esas formulas decidimos darle nombre al rango B2:B8 (rngDiasSemana) y nos gustaría que las celdas que habíamos utilizado el rango se cambiaran al nombre.
Pues simple: desde cualquier punto de la hoja, menú Fórmulas –> Nombres definidos –> Asignar nombre –> Aplicar nombres.
Aparece una ventana (que aún no he estudiado a fondo) dónde podemos seleccionar alguno de los nombres definidos.
Una vez aceptado el mensaje, se realizan las sustituciones.
Y hasta aquí, de momento, una aproximación al uso de nombres en Excel.
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